Акт о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче товара при инвентаризации: образец

Многие начинающие предприниматели сталкиваются с процедурой приемки товара от поставщиков и контрагентов, но не все знают, как правильно оформлять данную процедуру. В этой статье мы разберем, как производится приемка, а также как составляется коммерческий акт о недостаче груза, если она была обнаружена.

Введение

В ходе ведения хозяйственной деятельности предприниматели нередко закупают сырье или готовую продукцию с целью обеспечения производственного процесса или последующей перепродажи товаров. При получении товара проводится процедура его приемки, которую производят ответственные сотрудники, ознакомленные с правилами и нюансами данного дела. В обязанности приемщика входит не только прием поступающего товара, но и его пересчитывание или взвешивание, регистрация, проверка качества и распределение на склад или в соответствующие отделы. Если в процессе будут обнаружены недостатки (плохое качество или брак), или же количество товара не сойдется с накладной, то приемщик регистрирует происшествие и заполняет акт, в котором указывает, что именно было обнаружено. Данный документ служит обоснованием для выставления претензий или дополучения товара от поставщика или контрагента, чтобы зафиксировать выполнение договорных обязательств.

Зачем нужен акт

В конце статьи мы приведем образец акта о недостаче товара при приемке, который вы сможете самостоятельно распечатать и заполнить, а сейчас разберем, для чего он, вообще, необходим. Он является официальным документом, в который вносится информация о полученном товаре и обнаруженных недостатках. Принимающая сторона указывает в нем количество недостающего или поврежденного товара, описывает степень повреждения и указывает на возникшее несоответствие между приходными накладными и фактически полученным материалом. Акт выполняет две задачи:

  1. Показывает размер суммы, которую потеряла компания и которая должна быть компенсирована контрагентом (поставщиком) продукции или лицом, ответственным за доставку.
  2. Демонстрирует уровень производства и организации рабочего процесса на предприятии, а также профессиональность работников, отвечающих за поступление товаров.

Документ является обоснованием для выставления претензии поставщику или перевозчику для выплаты компенсации или поставки новых кондиционных товаров. В случае если акт составлялся во время инвентаризации, а не при получении, то его учитывают в годовой отчетности, чтобы учесть количество расходов компании наиболее точно.

В каких случаях используется

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Данный акт составляется в различных ситуациях: при отправке, при получении товара, при ревизии складов или материально-технической базы, при проведении инвентаризации и пр. Следует знать, что у компаний имеются определенные нормативы износа МТЦ и товаров, благодаря чему они включаются в естественные расходы. В случае если нормативы превышены, то товары списываются согласно действующей процедуры, а кладовщикам (или другим ответственным лицам) выдвигают обоснованные претензии за недостаточно качественно проведенную работу по сохранности товарно-материальных ценностей.

Внимание: товары или сырье могут пострадать не только по причине допущенных ошибок, но и из-за непреодолимой силы, к примеру, пожара, землетрясения, ограбления и пр. В этом случае также составляется акт, а данные о потерях вносятся в соответствующие бухгалтерские документы.

Акт подписывается ответственными лицами (обычно для этого назначается комиссия), а затем и руководителем предприятия. При нанесении ущерба непреодолимой силой документы могут быть переданы в страховую службу, если товары были застрахованы, с последующей выплатой компенсации. В случае если недостатки были обнаружены при получении товара, то копия акта передается поставщику или перевозчику с целью получения от него внятных объяснений и компенсаций. Чтобы у двух сторон не возникало разногласий, акт составляется максимально корректно, без ошибок, исправлений и помарок, в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. Если в нем будут допущены ошибки, то вторая сторона может отказаться от выплаты компенсации, и ее сторону наверняка займет и суд.

Как правильно заполняется

Рассмотрим пример с проведением инвентаризации, поскольку он сложнее и полностью описывает процедуру заполнения акта при классической приемке. Первым делом проводится приказ руководителя, которым назначается комиссия. В ее состав обычно входит сам руководитель или его заместитель (гендиректор), представитель бухгалтерии и юрист. Проводится пересчет товара или материально-технических ценностей, все данные заносятся в акт. Сам акт составляется в двух экземплярах, правильность подсчета и заполнения контролируют все члены комиссии.

По окончании инвентаризации бланки подписываются всеми членами комиссии. Отсутствие подписей означает, что они недействительны, поэтому отнеситесь к этому максимально внимательно. В случае если недостача обнаружена, ее размер необходимо оценить. Это делается путем подтверждения стоимости материально-технических ценностей. К примеру, к акту прикладываются чеки на закупку сырья или товаров, договора поставки и прочее.

Внимание: в качестве акта используется установленный законодательством бланк по форме ИНВ-3. При этом допускается вносить в него изменения или вообще разрабатывать собственную локальную форму для предприятия.

В случае если вы самостоятельно разрабатываете форму, то добейтесь того, чтобы она отвечала требованиям ТК РФ. В ней должны присутствовать следующие пункты:

  1. Дата составления документа и место проведения манипуляций.
  2. Перечень членов комиссии, их подписи.
  3. Данные о поставщике и приемщике товара.
  4. Данные о перевозчике. Если груз доставляется в запечатанном виде (ящики, контейнеры и пр.), то описывается состояние емкости, наличие или отсутствие на ней повреждений, сохранность пломб и пр.
  5. Если товары хранятся на складе, то описываются условия их хранения (влажность, температура, освещенность и пр.).
  6. Название товаров (желательно писать полное название), количество единиц продукции (в штуках, килограммах, литрах и пр.).
  7. Цена единицы товара и общая стоимость (с учетом НДС и без него).
  8. При нарушении правил хранения или утере товаров обязательно указывается ответственное лицо, которое допустило данную ситуацию.

После составления акта он подписывается членами комиссии. Если это просто приемка товара, то акт также подписывается двумя сторонами — поставщик должен подтвердить, что продукции не хватает или она повреждена.

Внимание: для ООО комиссия должна состоять минимум из трех человек. У ИП достаточно обойтись одной подписью, поскольку он может работать без наемных сотрудников.

Заполненный и подписанный акт передается в бухгалтерию или лицу, занимающемуся учетом. Акт проходит процедуру сверки с имеющимися балансами и документами, после чего заверяется и передается руководителю предприятия (или генеральному директору). Если это ООО, то на него обязательно ставят печать, для ИП подобного требования нет. Руководитель принимает решение касательно сложившейся ситуации. Он может обратиться к контрагенту с целью возмещения убытка или довоза необходимого количества продукции. Если товары были утеряны или повреждены на складе, то руководитель может принять решение о взыскании убытка с ответственного за хранение лица. Сделать это нужно не позднее, чем через 30 дней после составления и подписания акта.

Читайте так же:  Ст 81 трудового кодекса рф с комментариями

При необходимости вы можете скачать образец акта о недостаче товара при инвентаризации и заполнить его соответствующим образом. Это типичная форма, которая отвечает требованиям ТКРФ и после подписания имеет законную силу.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/blanki-i-dokumenty/akt-o-nedostache-tovara-pri-inventarizatsii-obrazets.html

Акт о недостаче товара при его приемке составляем правильно

Краткое содержание

Вопросы

1. Как правильно составить акт о недостаче денежных средств в кассе продавца?

1.1. Акт составляется в присутствии трех сотрудников в произвольной форме. В акте указывается номинальная стоимость каждой купюры или металлических денег.

2. Если небыл составлен акт о недостаче и мною не подписан, могут ли повесить на меня недостачу.

2.1. Добрый вечер Елена. Если не была проведена в соответствии с законом инвентаризация, не были составлены соответствующие документы, то с Вас взыскать ни чего не смогут. Взыскание только через суд. Удачи Вам.

3. Подписал акт о материальной ответственности, сейчас руководство сделало инвентаризацию и нашла недостачу в 500 тыс, говорят что подадим в суд на тебя, хотя товар стоит и в складе и на улице на территории, в комиссию по инвентаризации взяли старшего складов и кладовщика, что делать?

3.1. Александр, если вы не обдуманно подписали Договор о полной материальной ответственности, то вам сейчас нужно обжаловать Акт этой комиссии о выявлении недостачи.

3.2. Для определения алгоритма действий и линии поведения обратитесь за практической помощью к юристу в индивидуальном порядке.

4. Я работаю недавно в организации, только была трудоустроенна, отработав 4 дня у меня образовалась недостача в размере 58 т меня попросили написать долговую расписку на три месяца, и акт о недостачи, теперь прошло три дня мне сказали немедленно выплатить или заявят в полицию о краже, я не знаю что мне делать.

4.1. Учитывая, что у автора вопроса образовалась недостача, должность связана с полной материальной ответственностью. Если это так, то при трудоустройстве должен был быть заключен Договор об индивидуальной полной материальной ответственности, по условиям которого и должен возмещаться мат. ущерб. При этом в случае отказа работника от возмещения ущерба в добровольном порядке, данный ущерб может быть взыскан только в судебном порядке и то только при условии, что работодатель сможет доказать причинно-следственную связь между наступившим у него мат. ущербом и виновными действиями работника.

5. Я работала в магазине, трудовой договор не заключали, но я подписала акт о передачи магазина в мой п/отчёт, теперь они пытаются повесить на меня недостачу и не выплатили мне з/п за первый месяц работы. Хотя когда мы считали магазин у нас к примеру было 13 папок, а появилось потом 16 значит в первый раз посчитали неправильно? Что мне делать?

5.1. Вы можете подать жалобу в прокуратуру или подать иск в суд.

6. Узнам о том что кладовщик ушёл на больничный, заведующий в присутствии нескольких сотрудников провел ревизию и выявил недостача на 1700, это в отсутствии самого кладовщик притом что за 2 года ни одной нидостачи не было у этого же кладовщик. Законы ли действия заведующий и как быть с этой недостачей? Акт о сверке кладовщик не подписал.

6.1. Ревизия незаконна, так как материально-ответственное лицо при любых обстоятельствах, сложившихся на предприятии, должно быть письменно уведомлено о проведении ревизии.

7. За два года работы кладовщик ом в детском саду у меня небола недостача и нариканий с начальством, как только заведующий узнала о моей беременности и уходе на больничный провела сверку остатков в моё отсутствие и выевила недостача на 1700. акт о сверке я не подписывал. Имела ли право Заведующая проводить сверку без меня и как быть мне с этой недостачей?

7.1. Уважаемый Гость!
Все сверки, проверки, инвентаризации должны проходить в Вашем присутствии. В исключительных случаях, (например, если кладовщик находится в коме) — комиссионно, т.е. в присутствии нескольких сотрудников.
Как быть Вам? Никак. Потребуйте акт и приказ о недостаче. Если 1700 руб будут удержаны из Вашей зарплаты в счет погашения недостачи, то смело пишите заявление в Прокуратуру и предупредите об этом Вашу заведующую. Сами никаких денег никуда не вносите. Действия заведующей незаконны.
Удачи!

8. Должен ли при увольнении материально ответственного лица уволенному передаваться оригинал акта инвентаризации, о том, что недостач нет? отдают только копию, оригинал не отдают. Законно ли это?

8.1. Екатерина, пусть заверят копию подписью руководителя и печатью. Этого будет достаточно для Вас.
С уважением.

8.2. Здравствуйте,
Оригинал хранится в бухгалтерии работодателя. Вам достаточно заверенной копии.
Желаю Вам удачи и всех благ!

Какие термины полезно знать краткий ликбез

Сегодня любые вопросы, которые связаны с составлением актов такого вида, описываются в законодательных нормах

Именно потому важно помнить, что для трактовки подобных документов важно владеть соответствующей терминологией, что не только позволит составить юридически правильный документ, но и минимизировать число ошибок

Процесс приема товара

К наиболее важным терминам стоит отнести такие понятие, как товар, услуги, акт недостачи и акт приема-передачи. Давайте более подробно изучим, что именно скрывается под каждым из этих терминов.

Термин Описание
Товар Под ним подразумевает имущество на продажу или произведенное для определенных целей.
Услуга Подразумевает под собой действие, работу, которая должна обязательно быть оплачена.
Акт прием-передачи В такой документ включается много пунктов. Его главная задача – реализация разнообразных задач, в том числе отчетных. Также данный акт часто спасает при спорных ситуациях.
Акт недостачи Оформляется в случае выявления недостачи определенного количества товара.

Как заполнить приказ об утверждении результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации необходимо принять окончательное решение, для чего руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) издает приказ об утверждении результатов инвентаризации, образец заполнения которого мы рассмотрим ниже.

Читайте так же:  Усыновить ребенка при разводе алименты

В приказе отображается следующая информация:

  • наименование компании или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
  • дата составления и порядковый номер приказа;
  • место проведения инвентаризации (это может быть организация в целом, структурное подразделение, торговая точка, склад и др.);
  • причина инвентаризации:
    • плановая (перед составлением годовой отчетности, в связи с требованием учетной политики компании за отчетный период);
    • внеплановая (смена материально ответственных лиц, кража, продажа имущества, стихийное бедствие или другие причины);
    • контрольная или повторная (в целях подтверждения достоверности проделанных контрольных мероприятий);
  • все инвентаризационные документы, на основании которых выносится решение (акты инвентаризации, сличительные ведомости, ведомости учета результатов ревизии и прочие документы);
  • необходимость устранения расхождений и нарушений, обнаруженных при инвентаризации;
  • требование об отражении в бухгалтерском и налоговом учете итогов контрольных мероприятий;
  • цель приказа (утверждение результатов ревизии);
  • срок, к которому необходимо устранить замечания;
  • назначение исполнителя и ответственных за выполнение данного приказа лиц (это может быть административный персонал, материально ответственные лица, работники бухгалтерии).

Приказ об утверждении результатов инвентаризации подписывается руководителем, а также главным бухгалтером и всеми сотрудниками, поименованными в данном распоряжении, в целях ознакомления. Все материалы передаются в бухгалтерию для исполнения. Приказ служит основанием для проведения в бухучете окончательных итогов и одновременно помогает руководителю проконтролировать выполнение всех необходимых мероприятий. В случае его неисполнения выносится решение о наказании виновных лиц.

Законодательно унифицированная форма данного приказа не предусмотрена, поэтому форму можно разработать самостоятельно с учетом специфики деятельности фирмы или ИП и особенностей проведения инвентаризации. Каждая компания имеет право утвердить шаблон приказа и сделать его обязательным к применению. Он может быть оформлен на фирменном бланке или обычном листе бумаге.

Что такое инвентаризация и как она проводится кратко о главном

Инвентаризация, если говорить о ней простыми словами, является проверкой материальных и финценностей на предприятии. Это довольно эффективная норма для контроля над сохранностью запасов компании, которую нужно проводить с определенной периодичностью. При проведении инвентаризации специалисты проверяют фактическое количество запасов и сверяют с той информацией, что есть в отчетных документах. При этом процесс проверки основан на нормативных актах и методических указаниях Минфина, но также используются внутренние распорядки, действующие на предприятии.

Проведение инвентаризации на предприятии

Для проведения инвентаризации собирается комиссия, в состав которой входит несколько работников компании. Проверке подвергаются:

  • Склады.
  • Производственные и торговые участки.
  • Касса.

При проведении проверки выясняют фактическое наличие материалов, готовой продукции, иных материально-товарных ценностей, денег в кассе и на счетах компании. Составляется инвентаризационная опять, где указывают обнаруженные ТМЦ и их количество.

Обычно инвентаризацию проводят по графику, составленному руководством организации. Но дополнительно нужно проводить проверку, если:

  • Имущество продается, сдается в аренду, передается иному лицу.
  • Перед предоставлением годового отчета о деятельности организации.
  • Материально ответственное лицо увольняется.
  • При выявлении фактов хищений, злоупотреблений – любой противоправной деятельности.
  • После стихийных бедствий для оценки ущерба.
  • При ликвидации либо реорганизации компании.

Именно инвентаризация покажет, соответствует ли заявленное в отчетных документах количество ТМЦ тому, что есть на самом деле.

Как заполнить акт о недостаче на предприятии 8 правил

Во время приема товара необходима бдительность принимающей стороны, так как нередко товар в процессе транспортировки может иметь повреждения, брак, неполную комплектацию и сама продукция может оказаться не в полном количестве. Для правильного оформления такой некачественной поставки существует соответствующая документация, которую следует использовать.

В результате бумага имеет огромное значение при подведении результатов бухгалтерского баланса и в формировании отчетных документов за прошедший период. Его особенность это универсальность назначения, так как применение документа доступно не только при получении товара, но и в процессе инвентаризации, после происшествия непредвиденных или чрезвычайных ситуаций. Как оформляются недостача и излишки товара в бухгалтерии — смотрите тут: Если приемку осуществляет ИП для этого достаточно подписи только одного человека, на предприятии приемка должна выполняться по всем правилам, что подразумевает участие в данном процессе не менее 3-х человек.

На предприятии нередко происходят недостачи и потери материальных ценностей, под которыми подразумеваются основные средства, товары, материалы. Недостачи могут происходить в результате целого ряда оплошностей и ошибок: Выявление такого недочета может произойти в результате:

Инвентаризации;
Перемещения, хранения или заготовки товара;
В ходе продажи.
Важно: одной из важнейших задач бухгалтера в ведении учетной политики – является контроль эффективного применения материала и качественного его использования.

Несмотря на допустимые варианты формирования документа в ходе его составления необходимо придерживаться следующей структуры: Если недостача была выявлена в ходе сопутствующих мероприятий, к примеру, при сортировке товара, об этом необходимо известить руководство предприятия служебной или докладной запиской. После чего руководитель издает указ о проведении приема товара или инвентаризации.

После определения состава комиссии необходимо известить поставщика, если недостача является фактом поставки продукции.

В ходе процесса инвентаризации нужно выполнить осмотр, пересчет и прием товара.

Все полученные данные доступно формировать на отдельном листе бумаге

После чего перенести основные сведения в акт: Важно: при получении одновременно нескольких партий и выявления в них недостач или от нескольких поставщиков, следует составлять акт по каждой партии или случаю отдельно

Подписать после подробного изучения обязаны все члены комиссии. Не лишним будет подкрепление к документу доказательствами.

Документ может быть признан ничтожным, к примеру, в ходе судебных разбирательств: После чего данный документ передается на утверждение руководителю. Если недостача была выявлена в ходе ревизии необходимо определить степень виновности ответственного лица и определить на основании акта меру наказания. После использования данных из документа, следует подшить его в папку и хранить на предприятии в течение 3 лет.

Акт о недостаче в любом случае является важным документом для составления претензий, вынесения наказания и ведения бухгалтерского учета.

Погашение недостачи проводки

Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо. При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации.

По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:

Читайте так же:  Разрешение на работы в выходные

  • в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
  • сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
  • за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
  • за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.

Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:


Источник: http://laudit.ru/akt-o-nedostace.html

Акт о недостаче товара при инвентаризации

Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец которого можно скачать ниже, является одним из средств для отражения разницы между фактическим наличием товара и тем значением, которое указано в документах.

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

  • Первый пункт посвящен данным об организации.
  • Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
  • Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
  • Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
  • Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

  • Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
  • Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
  • Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
  • Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
  • Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
  • Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Юридические тонкости

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Срок хранения

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-o-nedostache-tovara-pri-inventarizacii/

Оформление недостачи при приемке товара

Какие документы нужно оформить покупателю, если он при приемке товара выявил недостачу?

Если покупатель при приемке выявил меньшее количество товара, нежели указано в товарной накладной, то он может обратиться к поставщику с просьбой внести исправления в товарную накладную. Заверить исправления должен сотрудник поставщика, имеющий доверенность на отпуск материальных ценностей ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Читайте так же:  Правила работы по совместительству

Можно обойтись и без исправления товарной накладной. Для этого на недостачу покупатель оформляет в четырех экземплярах акт о расхождении по количеству, например по форме № ТОРГ-2. Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Кроме того, для составления акта нужно пригласить представителя поставщика. Если поставщик своего представителя не направил, то акт составляется без него.

При составлении акта в произвольной форме нужно обязательно отметить, какое количество товара указано в транспортных документах и товарной накладной, сколько было принято по факту и сколько составила недостача. Те товары, по которым расхождений не выявлено, в акте перечислять не нужно. Акт подписывают члены комиссии, представитель поставщика (перевозчика) и эксперт (если привлекался), а затем руководитель организации-покупателя утверждает акт. В товарной накладной желательно сделать отметку о том, что при приемке выявлены расхождения по количеству, а также указать номер и дату составления акта.

На следующем этапе нужно оформить претензионное письмо (претензию) в адрес поставщика. В нем нужно обозначить свои требования: либо допоставить товар, либо вернуть деньги, если была предоплата п. 1 ст. 466, п. 3 ст. 487, п. 1 ст. 511 ГК РФ .

К претензии покупатель прикладывает один экземпляр акта о расхождениях. Второй экземпляр акта остается у покупателя, третий — передается представителю поставщика (или иной организации), который присутствовал при приемке, а четвертый — забирает перевозчик, доставивший товар (если был договор перевозки).

Зарегистрируйте в книге покупок имеющийся счет-фактуру только на стоимость реально поступившего товара. Если поставщик выставит корректировочный счет-фактуру с уменьшением количества товара, то регистрировать его в книге покупок уже не нужно Письмо Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48 .

Претензионное письмо может выглядеть так.

107370, г. Москва, ул. Бойцовая, д. 6

Руководителю ООО «Март»
Подснежкину А.Е.
142500, Московская обл.,
г. Павловский Посад, д. 7

Требование (претензия)
в связи с недостачей количества переданного товара

5 июля 2016 г. при приемке товара, отгруженного вашей организацией в наш адрес по договору от 29.03.2016 № 58/р (товарная накладная от 05.07.2016 № 98), обнаружено, что 3 (Три) коробки с плиткой керамической доставлены вскрытыми. Поштучный пересчет содержимого коробок с нарушенной упаковкой выявил недостачу 20 (Двадцати) штук плитки керамической (артикул 10558965), что подтверждается отметкой в товарной накладной и актом от 05.07.2016 № 2.

В соответствии с п. 1 ст. 466 ГК РФ требуем вернуть на наш расчетный счет предоплату за недопоставленный товар в размере 7080 руб., включая НДС (300 руб. x 20 шт. + 300 руб. x 20 шт. x 18%), в течение 10 рабочих дней со дня получения претензии. Банковские реквизиты для перечисления указаны в договоре.

В случае невыполнения указанных требований мы будем вынуждены обратиться в суд.

Приложение: акт о выявлении расхождений по количеству товаров при их приемке от 05.07.2016 № 2 на 1 листе.

Источник: http://glavkniga.ru/situations/pervichka_100/2121

Форма ТОРГ-1: образец заполнения и бланк

forma_torg-1_obrazec_zapolneniya_i_blank.jpg

Похожие публикации

Накладная ТОРГ-1 оформляется во время процедуры приема-передачи товара от поставщика покупателю и подтверждает сам факт передачи в соответствии с условиями заключенного контракта. Полное название документа «Акт о приемке товаров». Утвержденных требований по поводу количества экземпляров, в которых нужно составлять документ, не существует, каждая организация самостоятельно определяет это с учетом особенностей документооборота.

Документ составляется только в присутствии членов специальной комиссии. Поименный состав комиссии утверждается распоряжением руководителя организации-покупателя. При оформлении акта могут присутствовать представители фирмы-поставщика и других организаций. Скачать бланк ТОРГ-1 вы сможете в конце статьи.

Всегда ли нужно составлять документ

Данный акт не всегда является обязательным документом. В организациях прием продукции осуществляется по товарной, товарно-транспортной накладной, и поэтому составлять акт при каждом поступлении ТМЦ не нужно.

Форма ТОРГ-1 оформляется в таких ситуациях:

Наряду с товарной накладной ТОРГ-1 составляется, если такое требование предусмотрено утвержденными в организации правилами ведения документооборота или условиями договора.

Если во время приемки продукции было обнаружено несоответствие качественных или количественных характеристик документам поставщика. Также составляется акт по форме ТОРГ-2 (если были получены товары российского производства) или ТОРГ-3 (для продукции импортного производства). Бланки актов ТОРГ-1, ТОРГ-2 , ТОРГ-3 утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

Если продукция была получена, но поставщик не предоставил сопроводительных документов. Дополнительно нужно составить «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» ТОРГ-4.

Документ необходимо подготовить в день поступления товаров.

По какой форме составляют акт ТОРГ-1

До 2013 года акт ТОРГ-1 составлялся по унифицированной форме. Но затем порядок оформления «первички» был существенно изменен, и организациям было предоставлено право самостоятельно разрабатывать часть первичной документации и утверждать ее в учетной политике.

Сегодня каждый хозяйствующий субъект имеет право решать, какую именно форму акта ТОРГ-1 использовать: утвержденную Госкомстатом РФ или разработанную самостоятельно. Если бланк акта разрабатывали сотрудники фирмы — надо проконтролировать, чтобы он полностью соответствовал требованиям к «первичке», указанным в законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Действия сотрудника организации-грузополучателя в случае обнаружения расхождений с накладными во время приемки товаров

Во время перевозки продукция подвержена риску быть поврежденной, испорченной или утраченной. Если работник склада обнаружил такие факты, он должен остановить приемку и выполнить следующие действия:

обеспечить сохранность ТМЦ;

позаботиться о том, чтобы некачественная часть товара не перемешалась с качественной продукцией;

вызвать представителя грузоотправителя (в акте есть строка, в которой надо сделать отметку о вызове представителя фирмы-грузоотправителя);

в присутствии представителя и специально созданной комиссии составить акт ТОРГ-1.

Следует отметить, что, если дело дойдет до судебного разбирательства, документ ТОРГ-1 можно использовать в качестве доказательства реальности факта поставки товаров. Если факт поставки не будет доказан – у налоговой службы появится основание для отказа в вычете по НДС.

Порядок заполнения формы ТОРГ-1

Бланк ТОРГ-1 состоит из титульной страницы, табличной части (занимает 2-ю и 3-ю страницу) и заключительной части.

На титульной странице необходимо указать:

Сведения о фирме-грузополучателе.

Наименование и реквизиты документа-основания.

Номер и дату составления.

Место приемки ТМЦ.

Перечень сопроводительных документов и их реквизиты.

Сведения о грузоотправителе, производителе, поставщике.

Сведения о страховой компании.

Реквизиты договора на поставку, счета-фактуры и некоторых других документов.

Читайте так же:  Подтверждение уплаты алиментов

Способ доставки, дату отправки.

В нижней части титульной страницы расположена небольшая таблица, в которой указывают дату и время:

прибытия товара в организацию;

начала приемки товара;

приостановления и возобновления приемки;

окончания приемки ТМЦ.

На 2-й странице в таблице надо указать данные о поставленной продукции, заявленные поставщиком (наименование, сорт, единицу измерения, цену, количество). Также здесь вносятся сведения о сертификате, он должен быть в составе сопроводительной документации.

На 3-й странице грузополучатель отображает фактические данные о поступивших ТМЦ, сумму с учетом НДС и сам НДС. Затем надо прописать выявленные отклонения. Под таблицей следует поставить отметку о состоянии товара и упаковки. Далее нужно указать заключение о причинах возникновения недостачи, если таковая обнаружена.

На 4-й странице акта ТОРГ-1 указывают состав комиссии и ее заключение. В заключении прописывают, соответствуют ли полученные ТМЦ документам грузоотправителя, и выносится решение о том, что дальше делать с товаром: оприходовать или принимать другие меры.

Если присутствовал представитель поставщика – указывают его Ф.И.О., должность и документ, удостоверяющий его полномочия. Ниже приводится решение руководителя организации. Акт подписывает главный бухгалтер и заведующий складом (или кладовщик). Печать на документе не требуется. Ниже вы сможете скачать ТОРГ-1: бланк и образец заполнения формы.

Источник: http://spmag.ru/articles/forma-torg-1-obrazec-zapolneniya-i-blank

Акт о выявленных недостатках товара

Формирование акта о выявленных недостатках товара происходит тогда, когда от поставщика приходят некачественные товарно-материальные ценности, оборудование, приборы, техника.

Бланк имеет довольно широкую сферу применения и может использоваться в самых разных областях бизнеса. Стоит отметить, что акт обычно не является самостоятельным документом, а относится к неотъемлемым приложениям к какому-либо договору: купли-продажи, поставки и т.д.

В какой момент нужно составлять акт

Условие о надлежащем качестве товара всегда прописывается в договорах, составляемых между организацией-поставщиком и компанией-покупателем. Чтобы исполнить этот пункт, товар проходит многоступенчатую проверку.

Но иногда производитель/поставщик продукции не в силах отследить весь объем выпускаемых или поставляемых товаров. И тогда оформление акта о выявленных недостатках товара происходит непосредственно при приеме-передаче от изготовителя к покупателю.

Также акт может быть использован и внутри компании, например, когда товар поступает из производственного цеха на склад предприятия.

Значение бланка

Акт о выявленных недостатках товара – документ совершенно необходимый при обнаружении низкого качества какой-либо продукции.

На основе акта получатель товара в дальнейшем может написать претензию изготовителю и получить возмещение по понесенным убыткам.

Помимо этого, акт дает возможность исполнить две бухгалтерские операции:

  1. Продавец может получить некачественный товар обратно и списать его.
  2. Покупатель – принять доставленный товар к учету в объеме качественных товарно-материальных ценностей.

При этом в случае, когда недостатки будут выявлены в ходе использования товара, на основании акта он также может быть списан с учета организации.

Создание комиссии, задачи

Чтобы зафиксировать факт наличия недостатков товара и оформить акт по всем установленным нормам, в компании должна быть создана особая комиссия (отдельным распоряжением или приказом директора).
В состав комиссии следует включить не меньше двух человек.

В состав комиссии следует включить не меньше двух человек.

В нее должны войти работники нескольких не связанных между собой отделов предприятия, которые имеют достаточную профессиональную подготовку и квалификацию для того, чтобы удостоверить недостаток товара.

Недостаток товара могут удостоверять, например, инженер, технолог, специалист по сбыту, юрист и бухгалтер.

Если есть реальная потребность, к участию в оценке качества товара может быть приглашен и эксперт со стороны.

В комиссии желательно выделить председателя и рядовых членов – председатель при этом будет нести максимальную ответственность за содержание документа.

Особенности формирования акта, общие моменты

Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.

  1. В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
  2. Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
  3. Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
    • первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
    • второй остается у организации-заказчика/покупателя.

Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.

  • Проштамповывать документ надо только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компании, представитель которой составляет акт.
  • При формировании акта следует быть очень внимательным, тщательно вписывая в него в него все найденные недостатки товара, все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае, если дело дойдет до разбирательств в суде именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу для каждой из сторон.
  • Образец акта о выявленных недостатках товара

    Акт не особенно сложен с точки зрения его структуры и содержания.

    Вначале документа следует отвести несколько строчек под резолюцию директора предприятия. Затем акту присваивается номер и ставится дата его составления.

    После этого идет основой раздел. Сюда первым делом вписывается:

    • состав комиссии, которая участвует в составлении акта;
    • ссылка на документ, который послужил основанием для ее создания (приказ или распоряжение руководителя организации).

    Ниже находится таблица (можно оформить списком), в которую следует внести:

    • основные идентификационные характеристики товара (его название, тип, номер, модель, количество, цену (за единицу и общую), дату поступления и т.д.);
    • выявленные недостатки.

    Под таблицей нужно указать:

    • мероприятия, которые провела комиссия для того, чтобы найти дефекты: визуальный осмотр, разборку, экспертизу и т.п.;
    • ответственных лиц;
    • находился ли товар на гарантийном обслуживании;
    • какие в дальнейшем с ним необходимо произвести действия (отремонтировать, списать, вернуть поставщику и пр.).

    В заключение акт должен быть подписан всеми членами комиссии и по необходимости проштампован.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-o-vyyavlennyh-nedostatkah-tovara/

    Акт о недостаче товара при приемке
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here