Что делать при недостаче

Что делать при недостаче при инвентаризации

Инвентаризация помогает сверить фактическое наличие материальных ценностей с данными учета. Но иногда в процессе проверки выявляется недостача. Что делать в этом случае, как списать недостачу и как отразить это в учете?

В процессе хозяйствования немало предприятий сталкиваются с недостачей материальных ценностей. Таковая может возникнуть не только при хищениях, но и при ошибках учета или за счет естественной убыли.

Как документально оформить недостачу при инвентаризации, и каким образом отобразить ее в учетной документации?

Основные моменты ↑

Любое предприятие, обладающее материальными ценностями, время от времени проводит инвентаризацию. Таковая позволяет осуществить подсчет имущества, наличествующего по факту.

Кратко алгоритм проведения инвентаризационной поверки выглядит следующим образом:

  • Создание приказа о проведении инвентаризационной проверки.
  • Формирование состава комиссии.
  • Сбор документальной базы для проверки.
  • Определение остатка ценностей по учетной бухгалтерской документации.
  • Получение расписок от ответственных сотрудников.
  • Установление фактического количества имущества.
  • Оформление сопровождающей документации.
  • Сверка итогов проверки с учетными данными.
  • Создание сличительных ведомостей по объектам, относительно которых выявлены отклонения.

Что это такое

Инвентаризацией именуется ревизия присутствия имущества предприятия на обусловленную дату посредством сличения данных бухучета и фактических показателей.

Инвентаризация выступает основным способом фактического контроля над сохранностью имущества.

Проводится инвентаризационная проверка посредством пересчитывания, перевеса, измерения материальных ценностей:

  • в производственном обращении;
  • в составе кассы;
  • на складском хранении;
  • в торговом обращении.

При инвентаризации достигают и некоторых дополнительных целей:

Выявляют неиспользуемые объекты Для их последующей реализации
Обнаруживают ценности С несоответствующим сроком годности либо подпорченные товары
Проверяют обеспечение Сохранности имущества

Инвентаризационная проверка может быть полной (сплошной) либо частичной (выборочной). Также такие проверки разделяются на плановые и внезапные.

Обязательными требованиями к проведению проверки являются:

  • неожиданность для ответственного материально лица;
  • поведение проверки комиссией;
  • действительный пересчет ценностей;
  • непрерывное проведение проверок;
  • непременное участие в проверке ответственных за сохранность лиц.

По итогам инвентаризации возможно полное совпадение количества имущества по учетным данным и по факту, наличие излишков или недостач.

Наибольшие сложности оформления возникают при обнаруженной недостаче. Ее нужно правильно списать, что зависит от причины возникновения несоответствия.

Причины возникновения

Если в результате инвентаризации выявлена недостача, это может быть обусловлено:

  • производственными издержками и особенностями обращения;
  • издержками за счет виновных лиц;
  • издержками при отсутствии виновных лиц либо при невозможности доказать виновность оных в суде.

Исходя из причины, различается способ списывания суммы недостачи в расходы. Когда в появлении недостачи виновен сотрудник, можно взыскать с него убытки, но только если он материально-ответственен.

Урон подсчитывается на основании закупочной цены недостающего объекта. В расчет не принимается упущенная выгода, наценка или возможная прибыль от использования.

Когда виновник официально не несет материальной ответственности взыскать ущерб с него можно только через суд, да и то только при наличии неопровержимых доказательств.

Если виновное лицо установить не удалось, то пропавший товар возместить или списать в расходы не удастся. Производственные издержки и потери из-за обращения должны подтверждаться документально.

Для этого оформляются различные акты порчи и недостач. При этом можно использовать как стандартные торговые документы, так и самостоятельно разработанные формы.

Законные основания

Согласно ст.12 ФЗ №129 «О бухучете» от 21.11.1996 и на основании п.26 «Положения по ведению бухучета …», принятого Приказом Минфина РФ №34н от 29.07.1998, для обеспечения достоверности бухучета организации должны проводить инвентаризацию.

В процессе таковой ревизуется и удостоверяется документально наличие имущества, его состояние и оценка.

Помимо обязательной инвентаризации руководство организации вправе проводить дополнительные проверки, самостоятельно определяя их количество в отчетном году.

Обнаруженные излишки включают в финансовые результаты по сумме рыночной стоимости выявленного лишнего имущества.

Недостачи при инвентаризации могут относиться в естественную убыль, к прочим расходам или ущербу от виновных лиц, что зависит от причины.

Порядок инвентаризационной проверки определен «Методическими указаниями по инвентаризации имущества …», утвержденными Приказом Минфина №49 от 13.06.1995.

Итоги проверки оформляются посредством унифицированных форм, учрежденных Постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998.

При обнаружении любого факта ненадлежащего обращения или пропажи имущества в соответствии с п.2 ст.12 ФЗ №129 надлежит провести инвентаризацию.

Только тщательная проверка может подтвердить факт наличия недостачи и обосновать сумму задолженности.

Порядок оформления недостачи при инвентаризации ↑

Как оформить недостачу? Документальное оформление возможно только после окончания инвентаризации.

К документу, в каком будет показано списывание недостачи, должен прилагаться акт о проведенных работах и иные документы, подтверждающие фиксацию товара.

Списывание осуществляется на основании норм естественной убыли и учетной политики организации.

Списать естественный убыток можно только после расчета его бухгалтерией и проверки руководством и инвентаризационной комиссией.

Служебное расследование по выявлению виновных лиц проводят, если сумма недостачи превосходит норму естественной убыли. При этом данные нормы применимы ко всем качественным и количественным товарам.

Не применяются оные относительно штучных и фасованных товаров. Ответственность за недостачу несет руководитель организации. Им определяется возможность списывания недостачи в расходы.

При списывании недостач следует придерживаться такого порядка:

Недостающие ценности списывают с кредита счетов учета в дебет счета 94 Для ОС – по остаточной стоимости, для готовой продукции и материалов – по фактической себестоимости
Проверяют возможность применения к недостаче норм естественной убыли Если применить таковые можно, то сумма списывается в затраты (с кредита счета 94 в дебет счетов 25, 26, 44)
Читайте так же:  Кооператив суд решение восстановление на работе председатель

Как ее списать

При обнаружении виновных в недостаче лиц и превышении суммы недостачи над нормами естественной убыли списывание осуществляется следующим образом:

Бухгалтер по приказу ответственного лица Списывает суммы недостачи с кредита в дебет
Проверяются документы с указанием разницы Фактической и рыночной стоимости товара
Высчитывается сумма Материального вреда предприятию
Данные предоставляются руководству организации Которое взыскивает недостачу с виновника либо обращается в суд

Когда вина должностного лица не доказана, то ответственное за проведение инвентаризации лицо уведомляется об этом письмом с постановлением суда.

Руководствуясь данным документом можно списать недостачу в дебет расходов организации. В ситуации, когда вина повинного сотрудника доказана, но оный скрылся, недостача списывается за счет чистой прибыли организации.

Приказ на удержание недостачи

В случае выявления виновного в недостаче лица, можно возместить недостачу за его счет. Главное условие, чтобы виновник был лицом материально-ответственным.

Компенсирование недостачи может осуществляться как посредством единоразового внесения виновником недостающей суммы, так и путем постепенного высчета нанесенного ущерба из зарплаты виновного сотрудника.

При этом погасить недостачу единовременно сотрудник может по своему собственному желанию. Для возмещения убытка виновным лицом руководитель издает приказ на удержание недостачи с заработной платы.

В документе указываются такие данные как:

  • должность виновного лица и его Ф.И.О.;
  • сумма к ежемесячному удержанию;
  • общая сумма недостачи;
  • ссылка на документы, подтверждающие наличие недостачи и вину сотрудника.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию, где и сохраняется не менее пяти лет. Руководитель вправе обратиться с исковым заявлением о возмещении материального вреда в суд.

Виновник будет возмещать урон, если:

  • виновность подтверждена документально;
  • имеется письменное признание вины сотрудником;
  • присутствует официальное решение инвентаризационной комиссии о виновности конкретного лица;
  • наличествует приказ руководителя об удержании недостачи из заработной платы.

Образец заполнения акта

Когда выявлена недостача товаров по результатам проведенной инвентаризации, составляется акт о недостаче товара.

В нем указываются такие сведения:

  • дата и место составления документа;
  • состав комиссии, проводящей инвентаризацию;
  • условия хранения объектов;
  • описание и количество недостающих ценностей;
  • стоимость недостающего объекта;
  • указание материально-ответственного лица.

Документ заверяется подписями всех участников инвентаризационной проверки и составления акта. Таковых должно быть не меньше трех человек.

После составления акт передается в бухгалтерию. Здесь осуществляется сверка документа, после чего он направляется на подпись руководителю.

Если организация пожелает взыскать убытки в судебном порядке, иск должен быть подан не позже, чем через месяц после официального заверения акта о недостаче.

Нужна ли докладная записка

При обнаружении недостачи работодатель обязан потребовать объяснительную от ответственного работника.

Причем сотрудник отказаться не вправе, в течение двух рабочих дней он обязан предоставить докладную записку на имя непосредственного начальника либо главного руководителя.

Записка может составляться от руки или быть напечатанной. Главное, чтобы присутствовала личная подпись подателя и расшифровка инициалов от руки.

Оформляется сей документ на официальном бланке организации. Докладная записка подается вместе с актом проведенных работ.

В ней указывается непосредственно факт, послуживший причиной создания документа (выявление недостачи при проверке) и причины возникшей ситуации (почему образовалась недостача).

Готовую докладную записку сотрудник передает непосредственному начальнику, который проставляет на ней дату приема и присваивает документу регистрационный номер.

Отражение проводкам в учете ↑

Выявленные недостачи отображаются в бухучете на дату проведения инвентаризационной проверки. При обнаружении недостачи бухгалтер готовит справку-расчет на сумму недостачи с необходимыми проводками.

Бухгалтерские проводки зависят от причины возникновения недостачи:

Дт94 Кт01 (07, 10, 41, 43, 50) Для отображения суммы обнаруженной недостачи
Дт20 Кт94 При списывании недостачи в пределах норм естественной убыли (недостача учитывается в составе производственных издержек)
Дт73 Кт94 Списывание недостачи за счет виновного лица
Дт91.2 Кт94 При невозможности обнаружить виновное лицо или образовании недостачи вследствие форс-мажорных обстоятельств (недостача относится к прочим расходам)

Безусловно, чаще всего недостача возникает по вине материально-ответственных лиц. Это позволяет взыскать ущерб с виновника.

Однако бухгалтер обязан знать, как списать недостачу в любой ситуации. Неправильное бухгалтерское отображение данной операции может серьезно исказить учетные данные.

Источник: http://finance-exp.ru/chto-delat-pri-nedostache-pri-inventarizacii/

Недостача в магазине: причины и меры ответственности

В магазинах необходимо регулярно проводить инвентаризацию для установления отклонений между фактическими и учетными данными о реализуемой продукции. Выявление правонарушения находится в компетенции специальной комиссии. При обнаружении несоответствий материально ответственное лицо обязано возместить ущерб. Непризнание вины, невозможность мирного урегулирования конфликта – основание для обращения в суд.

Что такое недостача

По приказу Министерства финансов № 34 недостаток денежных средств или товарных ценностей – отклонение фактических данных от учетных, которое выражается в количественных единицах. Выявленное нарушение позволяет определить разницу между конечной стоимостью продаваемой продукции, указанной в бухгалтерском отчете, и полученной информацией на реальный момент времени. Недостача в магазине устанавливается методом вычисления цены товара в розницу и проведения расчета в соответствии с суммой закупки. Первый вариант осуществляется вручную: определение количества продукции путем записи серийного номера. Расчет розничной стоимости предполагает использование математической схемы: вычет выручки от реализации товара из величины закупочной цены. От полученной цифры отнимается цена продукции, имеющейся в наличии в магазине на данный момент. Нехватка средств определяется в денежном и товарном эквиваленте.

Читайте так же:  Льготы граждан на альтернативной гражданской службе

Причины

Целью определения недостачи является проверка наличия количественного несоответствия между фактическими данными и сведениями о продукции, указанной в регистрационной системе магазина. Денежные убытки могут превышать стоимость реализуемого товара. На конечный результат оказывает влияние упущенная прибыль при отсутствии на прилавках определенной категории изделий. Помимо умышленного хищения имущества существуют другие разновидности причин недостачи в магазинах:

  • занижение цены на реализуемый товар;
  • естественная порча продукции при неправильном способе хранения;
  • избыток одного вида товара при недостатке другого;
  • невостребованность продукции;
  • естественные убытки;
  • недосмотр бухгалтерской документации;
  • ошибки при проведении инвентаризации.

Отсутствие отлаженного механизма создания итоговой стоимости товаров является частым вариантом, почему возникают недостачи в магазинах. Активное использование системы скидок приводит к существенному занижению цены на реализуемую категорию продукции. Во избежание убытков необходимо учитывать разницу между изначальной и уменьшенной стоимостью.

Внимание! Неправильно выбранные маркетинговые методы могут явиться причиной отсутствия востребованности, пересортицы товаров в супермаркете.

Имущество, несвоевременно списанное на нужды магазина или поврежденное при разгрузке, автоматически не учитывается при проведении ревизии. Регистрация и оформление специального бланка в установленный срок позволит избежать недочетов в бухгалтерской документации. Популярной ошибкой при инвентаризации является запись недостоверной информации при отметке закупочной цены и серийного номера товара вследствие невнимательности. При неотлаженном контроле в момент поставки продукция при приеме оплачивается, но потом не регистрируется.

Кто отвечает

При трудоустройстве в магазин продавец становится материально ответственным лицом. Сумма погашения убытков при возникновении нехватки денежных средств зависит от служебных обязанностей. Согласно Постановлению Министерства труда № 85, договор заключается с лицами, занимающими должность директора, заведующего, администратора, продавца, товароведа магазина и их помощников. Условия типового документа регламентированы федеральным законодательством. По подписанному соглашению возможно наступление полной ответственности, предполагающей внесение всего размера выявленной недостачи, или частичной, при которой продавец должен перечислить средний ежемесячный заработок. Расчет суммы производится по закупочной стоимости продукции. Основания для возложения на должностное лицо полной материальной ответственности:

  • установление факта умышленного хищения;
  • документальное подтверждение недостачи денежных средств, товара;
  • умышленное нанесение убытков;
  • причинение ущерба в состоянии алкогольного опьянения;
  • преступные действия, административное правонарушение;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • невыполнение служебных обязанностей.

Продавец признается виноватым даже без договора о полной материальной ответственности. Обязательное условие для выплаты ущерба – предоставление подтверждающих документов противоправных действий сотрудника. Недостача в продуктовом магазине может предполагать определение коллективного ответа. При несоответствии показателей сумма убытков делится между работниками смены.

Нормы ТК РФ

По ст. 233 Трудового Кодекса материальная ответственность наступает при причинении вреда в результате противоправных деяний виновной стороны. Работник должен возместить убытки за прямой ущерб, которым являются уменьшение количественного имущества или денежных средств, ухудшение качества продукции. Размер выплат при обнаружении недостачи по вине сотрудника продовольственного магазина зависит от выполняемых должностных обязанностей, фактической потери, которая исчисляется по рыночной цене товара.

Действия работодателя при недостаче

Порядок взыскания ущерба регламентирован ст. 248 ТК РФ. Работодатель должен знать, как выявить недостачу в магазине для получения компенсации с сотрудника за причиненные убытки. Мирное урегулирование конфликта при признании работником вины допустимо на коммерческих предприятиях. Разрешение ситуации в государственном учреждении происходит при обращении руководителя организации в надзорные органы.

Документальное оформление

Первый этап – обнаружить факт неисполнения сотрудником должностных обязанностей, повлекший возникновение финансовых трудностей у компании. Способом, как в магазине найти недостачу, является проведение внеплановой инвентаризации в присутствии комиссии. Действия для документального оформления выявленного правонарушения:

  1. Составление инвентаризационной описи.
  2. Заполнение сличительной ведомости.
  3. Фиксация результатов проведения ревизии.
  4. Составление пояснительной записки работником.
  5. Оформление письменной просьбы руководителя предприятия о выплате убытков.
  6. Заполнение отдельного документа при возражении продавца возмещать недостачу в магазине.

При инвентаризации в акте необходимо указать дату проведения внеплановой ревизии, состав комиссии, перечень проверяемого имущества. Обязательным документом является специальная сличительная ведомость, на основании которой определяется сумма недостачи. Выявление нехватки денежных средств – причина проведения ревизии кассы с последующим заполнением соответствующего акта. Составленные бумаги, письменное объяснение работника, бухгалтерская документация с указанием изначальной стоимости продукции передаются в суд для рассмотрения.

Удержание суммы ущерба

Взыскание убытков при выявлении недостачи проводится только после издания соответствующего приказа. Срок составления документа – 30 дней с момента установления комиссией размера ущерба во время инвентаризации.

Согласно Трудовому Кодексу сумма удержания не должна превышать среднего ежемесячного заработка сотрудника, независимо от величины недостачи. Исключениями являются умышленные преступные деяния, ненадлежащее исполнение служебных обязанностей по причине алкогольного, наркотического опьянения. В соответствии со ст. 138 ТК РФ сумма удержания при каждой выплате ежемесячного дохода должна составлять не более 20%. Требование возмещения невозможно при увольнении сотрудника.

Взыскание с продавца

Для предоставления счета за недостачу работодатель обязан найти доказательства противоправность действий, определить вину сотрудника, причинно-следственную связь между нанесением ущерба и поведением материально ответственного лица. Отсутствие подтверждающей информации по одному из указанных обстоятельств является основанием для аннулирования предъявляемых требований. Взыскание осуществляется после издания приказа на протяжении месяца с момента обнаружения полученного ущерба. Работодатель вправе составить распоряжение без согласия сотрудника. По истечении установленного срока выплата убытков производится только через суд.

Законодательством определено, что делать продавцу при недостаче в магазине. Сотрудник вправе возместить ущерб в частичном или полном объеме. Допустимо взыскание 20% автоматически с каждой зарплаты до погашения задолженности. По соглашению сторон возможна рассрочка после составления расписки с указанием конечной даты полного возмещения ущерба. С одобрения работодателя сотрудник вправе отдать имущество, равноценное стоимости причиненного вреда. Выплата недостачи производится вне зависимости от привлечения продавца к материальной, административной или уголовной ответственности.

Читайте так же:  Период неуплаты алиментов

В каком случае взыскание незаконно

Согласно ст. 238 нормативного акта требование выплаты суммы предполагаемой упущенной выгоды считается незаконным. Взыскание ущерба противоправно, если гражданин не имеет официального трудового договора. При отсутствии соглашения о сотрудничестве стороны должны мирно урегулировать конфликт без судебного разбирательства. Обращение за юридической помощью – способ, что делать продавцу при недостаче в магазине при противоправных действиях работодателя. Незаконное взыскание является причиной составления искового заявления в вышестоящую инстанцию.

Ответственность за недостачу

Согласно ст. 242 сотрудник обязан возместить прямой ущерб в полном объеме при доказательстве вины. Работодатель не имеет права требовать возмещения убытков за упущенную выгоду или добавочную стоимость продукции.

Взысканию подлежит только фактическая цена отсутствующего товара. Материальная ответственность основывается на условиях трудового договора. Наемник может определить частичную выплату, сумма которой не превышает средний месячный заработок, или в полном объеме. Несовершеннолетний гражданин привлекается только в случае причинения вреда в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, умышленного хищения или порчи имущества. Ситуации исключения материальной ответственности:

  • форс-мажорные обстоятельства, не зависящие от воли работника;
  • нормальный хозяйственный риск;
  • случай крайней необходимости;
  • состояние обороны;
  • неисполнение руководителем организации надлежащих условий хранения продукции, за которую отвечает продавец.
Видео (кликните для воспроизведения).

К обстоятельствам непреодолимой силы относятся стихийные бедствия, пожар, эпидемия, забастовки, введение военного положения, террористический акт. Под нормальным хозяйственным риском понимается достижение поставленной цели, выполнение должностных обязанностей посредством утраты материальных ценностей, например, кража покупателями товаров в продуктовых магазинах самообслуживания. Случай крайней необходимости – устранение опасности методом сознательного причинения вреда. Состояние обороны предполагает защиту лица от посягательства, насильственных действий с помощью реализуемой продукции.

Важно знать! При обнаружении нехватки денежных средств или товаров продавцы должны знать, могут ли посадить за недостачу в магазине. Уголовная ответственность наступает при доказательстве умышленного хищения чужого имущества. Согласно ст. 158 УК РФ за кражу предусмотрены меры наказания в виде штрафа до 80 тысяч рублей, обязательных работ до 360 часов, исправительных – до 4 лет, принудительных – до 2 лет, лишения свободы до 24 месяцев.

Что делать продавцу при недостаче, если он не виноват

Для отстаивания собственных интересов сотрудник вправе составить исковое заявление в арбитражный суд. Начало процесса подразумевает предоставление доказательств невиновности.

Для сбора подтверждений рекомендуется обратиться за квалифицированной юридической помощью. Шантаж работодателя, насильственное принуждение выплаты недостачи в полном объеме – причины обращения в правоохранительные органы с жалобой. Лицо, официально трудоустроенное в сфере торговли, несет материальную ответственность за недостачу.

Для признания продавца виновным работодатель должен провести инвентаризацию и предоставить доказательства обнаружения несоответствия фактических и учетных данных по вине сотрудника. Нехватка остатка денежных средств или количественной продукции является основанием для взыскания ущерба в частичном или полном объеме.

Источник: http://trudopravo.ru/narusheniya-i-vzyskaniya/nedostacha-v-magazine.html

Инвентаризация: что делать, если выявлена недостача?

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

Как определяется недостача продукции при инвентаризации?

Основная сложность контроля за состоянием материальных ценностей, числящихся на балансе организации — это так называемая естественная убыль или нормируемые потери (порча, усушка и т. д.).

Человеческий фактор — ещё одна причина появления недостачи, излишков, пересортицы и т. д.

С целью избежать материальной ответственности работников в случае обнаружения недостачи имущества в организациях проводятся инвентаризации.

  1. Началу данной процедуры предшествует подготовительный этап — подготовка отчётной документации. На этом этапе бухгалтерия проводит подсчёты всего имеющегося на балансе имущества, а в случае обнаружения несостыковок ответственные лица документально подтверждают эти факты.
  2. Затем сотрудники приступают непосредственно к инвентаризации, т. е. подсчёту. Он может выполняться как вручную, так и с помощью разнообразных технических средств. Результаты подсчётов также фиксируются за подписью членов инвентаризационной комиссии.
  3. Заключительный этап — и есть процесс выявления недостачи продукции: сравнение данных бухгалтерских расчётов и реального количества продукции на складах организации. Если различия между учётным и реальным количеством по некоторым позициям слишком велико, назначается повторная инвентаризация с новым составом комиссии.

После проведения (при необходимости) повторной процедуры инвентаризации, производится пересчёт выявленных расхождений в денежный эквивалент. Он может быть как положительным (экономия), так и отрицательным (недостача).

Независимо от этого, значительное расхождение — повод для служебного расследования службы безопасности, поскольку причиной недостачи может быть факт хищения, а излишка — обман клиентов или махинации с документами.

Как оформить недостачу?

Недостача в рамках норм естественной убыли причисляется к статье расхода «Издержки производства и обращения». Стоит отметить, что потери в результате недостачи приравниваются к материальным расходам. Предельно допустимые нормы в этом случае определяются законодательно на уровне Министерств, но не внутренними документами организации.

В рамках норма естественной убыли

В бухгалтерской отчётности недостача в рамках норм естественной убыли оформляется следующим образом:

Отображение в бухгалтерских проводках:

  • Дт 94 Кт 41: 1500 сумма недостачи по продажным ценам;
  • Дт 94 Кт 42: 500 сумма торговой наценки на недостающий товар;
  • Дт 44 Кт 94: 1500 покупная стоимость недостачи в составе издержек обращения.
Читайте так же:  Тинькофф кредит под залог недвижимости условия отзывы

В результате неконтролируемых обстоятельств

Недостача, возникшая в результате неконтролируемых обстоятельств, а также в случаях, когда виновные не найдены или суд отказал в возмещении ущерба, недостача списывается на финансовые результаты организации.

91–2, 02, 94 01, 94

В этом случае недостающие материальные ценности приравнивают к внереализационным расходам.

Отображение в бухгалтерских проводках:

  • Дт 02 Кт 01: 2500 сумма амортизации;
  • Дт 94 Кт 01: 15000 стоимость основного средства;
  • Дт 91-2 Кт 94: 15000 сумма недостачи при отсутствии ответственных лиц.

В результате хищения

Недостача в результате хищения подразумевает материальную ответственность работников (ограниченную или полную, индивидуальную или коллективную).

73, 50, 51, 70 94, 91, 73

Отображение в бухгалтерских проводках:

Дт 70 Кт 73: 1250 часть суммы недостачи удержана из зарплаты виновного лица.

Взыскание ущерба с виновных лиц

Если в результате инвентаризации выявлена недостача, виновником которой признан сотрудник организации, работодатель вправе взыскать с него сумму нанесённого ущерба. Процедура взыскания выглядит так:

  1. создание комиссии;
  2. проведение инвентаризации;
  3. установление причин недостачи;
  4. письменное разъяснение сотрудником данного факта;
  5. составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.

Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа.

Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.

В случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.

Если ответственным за
факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.

Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждого члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.

Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и безтарифной) вам понадобится изучить эту статью.

Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Выявление излишков

В этом случае также необходимо провести служебное расследование для выявления причин расхождения между учётными и реальными данными. Поскольку ущерб организации в этом случае не причинён, наказать виновных материально не получится, но дисциплинарное взыскание сделать необходимо, ведь зачастую излишки — признак подготовки к воровству.

В бухгалтерской документации выявленные излишки проводят как прочие доходы, учитывая их по рыночной стоимости на сегодняшний день. Записываются они так:

Дебит 01, 10 40 Кредит 91: прочие доходы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно.

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/otvetstvennost/materialnaja/v-rezultate-inventarizacii-vyyavlena-nedostacha.html

Недостача при инвентаризации — что делать?

Очень редко при проведении инвентаризации на предприятии все сходится: обычно находят излишки, но чаще всего – недостачу. Что делать в этом случае, как отразить данные в бухгалтерском учете и как наказать виновных? Об этом мы расскажем в нашей статье.

Что такое инвентаризация и как она проводится – кратко о главном

Инвентаризация, если говорить о ней простыми словами, является проверкой материальных и финценностей на предприятии. Это довольно эффективная норма для контроля над сохранностью запасов компании, которую нужно проводить с определенной периодичностью. При проведении инвентаризации специалисты проверяют фактическое количество запасов и сверяют с той информацией, что есть в отчетных документах. При этом процесс проверки основан на нормативных актах и методических указаниях Минфина, но также используются внутренние распорядки, действующие на предприятии.

Проведение инвентаризации на предприятии

Для проведения инвентаризации собирается комиссия, в состав которой входит несколько работников компании. Проверке подвергаются:

  • Склады.
  • Производственные и торговые участки.
  • Касса.

При проведении проверки выясняют фактическое наличие материалов, готовой продукции, иных материально-товарных ценностей, денег в кассе и на счетах компании. Составляется инвентаризационная опять, где указывают обнаруженные ТМЦ и их количество.

Обычно инвентаризацию проводят по графику, составленному руководством организации. Но дополнительно нужно проводить проверку, если:

  • Имущество продается, сдается в аренду, передается иному лицу.
  • Перед предоставлением годового отчета о деятельности организации.
  • Материально ответственное лицо увольняется.
  • При выявлении фактов хищений, злоупотреблений – любой противоправной деятельности.
  • После стихийных бедствий для оценки ущерба.
  • При ликвидации либо реорганизации компании.

Именно инвентаризация покажет, соответствует ли заявленное в отчетных документах количество ТМЦ тому, что есть на самом деле.

Как определить недостачу при проведении инвентаризации?

Основная сложность, с которой сталкиваются руководители компаний и люди, отвечающие за контроль ТМЦ на предприятии, в естественной убыли или нормируемых потерях, то порче, сушке продукции и т.д. Кроме того не редко происходят факты хищений, при этом нераскрытых, что также не отображается в бухгалтерской отчетности. Еще одним фактом появления недостачи или, наоборот, излишков, является обычный человеческий фактор.

Читайте так же:  Санминимум для продавцов продовольственных

Чтобы избежать материальной ответственности при обнаружении недостатки нужно провести инвентаризацию. Данное мероприятие состоит из следующих шагов:

  1. Подготовка всей отчетной документации. В бухгалтерии подсчитывают все имущество, которое есть на балансе и при нахождении нестыковок проводится их документальное подтверждение.
  2. Сотрудники проводят инвентаризацию – подсчитывают ТМЦ. Это может быть ручкой подсчет, так и подсчет с применением различных техсредств. Результаты проведенной работы фиксируются всеми членами комиссии в специализированном акте.
  3. После этого проводится пересчет выявленных расхождений, при этом в денежном эквиваленте. Результат может быть отрицательным при выявлении недостачи и положительным в случае наличия излишков.

Но не важно, обнаружены излишки или есть недостача, если расхождение слишком серьезное, проводится служебное расследование, поскольку такие «разрывы» между фактическими данными может являться причиной либо хищений, либо махинаций с документами.

Правила оформления недостачи на предприятии

Прежде чем приступить к оформлению, нужно учесть вид недостаче:

  • Из-за естественной убыли.
  • Из-за непредвиденных обстоятельств.
  • По вине третьих лиц.

Давайте рассмотрим каждый вариант подробнее и с примерами.

Естественная убыль

Если речь идет о первом варианте, то недостачу перечисляют к статье расходов «Издержки производства и обращения». Стоит сказать, что в данном случае недостача приравнивается к материальным расходом – допустимые нормы прописывают Министерства, но никак не локальные документы предприятия.

В бухгалтерской отчетности данная недостача будет оформляться следующим образом:

Рассмотрим подробнее на примере. Так, при проведении инвентаризации в продовольственном магазине выявили недостачу в рамках естественной убыли. Стоимость недостачи составила 2 тысячи рублей, а торговая наценка за недостающую продукцию составила 500 рублей.

Отображение данной процедуры в бухгалтерских проводках будет следующим:

Дебет Кредит Сумма
94 41 1500 (недостача по продажной цене)
94 42 500 (сумма наценки за товар)
44 94 1500 (покупная стоимость выявленной недостачи)

Неконтролируемые обстоятельства

В случае если недостача произошла по вине неконтролируемых обстоятельств или в случае, если виновные в этом не были обнаружены, недостачу следует списывать на финрезультаты компании.

91–2, 02, 94 01, 94

А недостающие ТМЦ приравнивают к внереализационным расходам. Рассмотрим на примере. В сроительной компании при проведении инвентаризации выявили недостачу бетоносмесителя (покупная цена – 15000 рублей, амортизация – 2500 рублей), виновные при этом найдены не были. Отображение в бухгалтерских проводках будет следующим:

Дебет Кредит Сумма
02 01 2500 (сумма амортизации)
94 01 Стоимость ОС
91-2 94 15000 (сумма выявленной недостачи)

Недостача из-за хищений

Недостача из-за хищений подразумевает под собой материальную ответственность сотрудников. Она может быть ограниченной, полной, коллективной или индивидуальной.

73, 50, 51, 70 94, 91, 73

Рассмотрим пример. Была выявлена на предприятии недостача в размере 12500 рублей, которая будет списываться ежемесячно с материально ответственного лица в течение 10 месяцев в размере 1250 рублей.

Отображение операции в бухгалтерском учете:

Дебет Кредит Сумма
70 73 1250 (часть недостачи удерживается из зарплаты)

Недостача при инвентаризации – что делать с виновным?

В случае, если при проведении проверки была выявлена недостача, которая связана с действиями сотрудника, работодатель вправе потребовать с него оплату нанесенного ущерба. Данная процедура будет выглядеть следующим образом:

  1. Сначала создается комиссия и проводится инвентаризация, устанавливаются причины, которые привели к недостаче.
  2. Руководство в письменном виде разъясняет сотрудникам сложившуюся ситуацию – виновные должны написать объяснительную по поводу выявленного «минуса».
  3. Составляется акт, если сотрудник не написал документ.

Проводки по недостаче

Какую стоимость придется возмещать виновному лицу? Размер материального ущерба будет определяться на основании рыночной цены товаров, который действовали на момент порчи – она не может быть менее покупкой стоимости с учетом износа. В случае, если не удается выяснить в какой именно деть был причинен ущерб, директор вправе признать его днем, когда недостачу обнаружили.

В случае если нанесённого работником ущерба не выше его среднего заработка, то директор может издать приказ о взыскании денежных средств.

При этом с момента выявления ущерба должен пройти максимум месяц. Правда, если работник готов добровольно оплатить выставленную сумму, приказ можно не составлять. Если со дня обнаружения недостачи прошло более месяца или сотрудник не согласен со своей виновностью, работодатель может обратиться в суд.

Если рабочий коллектив был признан ответственным за нарушения, то степень материальной ответственности каждого сотрудника будет определяться с учетом его вины, заработной платы, стажа и т.д.

Что делать при обнаружении излишков?

Мы разобрались, что делать, если была обнаружена недостача, но как быть если в процессе инвентаризации, наоборот, были выявлены излишки? В таком случае также стоит провести расследование на предприятии, поскольку наличие излишков, особенно на серьёзную сумму, может свидетельствовать о махинациях в организации. Правда, из-за отсутствия ущерба наказать виновных не получится материально, а вот написать дисциплинарное взыскание необходимо.

Как проходит инвентаризация склада и из чего состоит этот процесс? Об этом подробнее в нашем материале.

Здесь вы узнаете, как правильно составить приказ о проведени инвентаризации.

Как составить акт инвентаризации ТМЦ? Тут вы подробнее узнаете об этом.

При нахождении излишков в бухучете их отражают как прочие доходы, учитывая их рыночную стоимость на момент обнаружения. Записывается проводка следующим образом:

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://finance-exp.ru/nedostacha-pri-inventarizacii-chto-delat/

Что делать при недостаче
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here