Журнал регистрации увольнений работников

Содержание

Журнал регистрации приема и увольнения работников организации

Тип документа: Журнал

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 2,3 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

регистрации приема и увольнения работников организации

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал регистрации приема и увольнения работников организации».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Источник: http://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%96%D1%83%D1%80%D0%BD%D0%B0%D0%BB/10004

Примерная форма журнала учета приема, перевода (перемещения) и увольнения работников (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Журнал учета приема, перевода (перемещения) и увольнения работников

1. Учет приема работников

Дата поступления на работу

Трудовой договор (дата, номер)

Приказ о приеме (дата, номер)

2. Учет перевода (перемещения) работников

До перевода (перемещения)

После перевода (перемещения)

3. Учет увольнения работников

Трудовой договор (дата, номер)

Приказ об увольнении (дата, номер)

ГАРАНТ:

Примечание. С момента заведения журнала на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации.

Журнал с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляется начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Журнал должен храниться 75 лет.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма журнала учета приема, перевода (перемещения) и увольнения работников

Разработана: Компания «Гарант», сентябрь 2013 г.


Источник: http://base.garant.ru/55725781/

Вопрос: Обязательно ли ведение журналов регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек? Наши юристы говорят, что это необязательно. Руководство тоже за сокращение документооборота. Какие журналы, книги учета обязательны для ведения кадровой службой? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Обязательно ли ведение журналов регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек? Наши юристы говорят, что это необязательно. Руководство тоже за сокращение документооборота. Какие журналы, книги учета обязательны для ведения кадровой службой?

Обязанность организации вести журналы регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек не установлена.

Организация обязана вести книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Согласно Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 организация обязана вести книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н организация также обязана вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Обязанность вести другие перечисленные в обращении журналы законодательством не установлена.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Источник: http://base.garant.ru/57350742/

Журнал регистрации увольнений работников

Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров.

Читайте так же:  Обеспечить охрану труда на предприятии

Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать его форму самостоятельно.

Обложка журнала может выглядеть примерно так:

На лицевой стороне журнала указываются дата начала его ведения и порядковый номер данного журнала. Графы на последующих страницах должны давать возможность отразить в них требуемые сведения.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, поэтому:

1) журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации или

2) листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:

Журнал учета приема работников

Журнал учета перевода работников

Журнал учета увольнения работников

Источник: http://printpiter.com/kadroviy-dokumen/zhurnal-ucheta-p-2.html

Загрузка документа
«Журнал регистрации приема и увольнения работников организации»

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: 10004

Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf

Размер текстовой версии файла: 2,3 кб

Как скачать документ?

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Источник: http://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%96%D1%83%D1%80%D0%BD%D0%B0%D0%BB/10004/%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%87%D0%B0%D1%82%D1%8C

Журнал учета и регистрации увольнений с работы

Для учета кадров используются различные реестры. Журнал учета и регистрации увольнений используется для составления списка уволенных работников за текущий период. Он должен содержать всю основную информацию по процедуре и уволенному сотруднику. Ведением занимается специальный человек, который также ответственен за оформление данной документации. Весь процесс заполнения является строго регламентированным.

Для чего нужен

Есть несколько форм журналов, которые заполняются с помощью учетных данных. Есть книги учета трудоустройств и других данных. Журнал учета увольнений требуется для систематизации данных и различной информации о расторжении трудовых взаимоотношений за учетный период, то есть он показывает всю информацию о совершенных увольнениях. Он используется для управленческой систематизации данных и помогает ведению статистики. Например, можно просмотреть информацию о причинах увольнения за текущий период.

Фактически с помощью журнала осуществляется сбор и систематизация информации. Этим должен заниматься один из кадровых работников. Чаще всего ответственным лицом считается начальник отдела кадров, но вести его может и работодатель.

Ответственное лицо должно в обязательном порядке поставить свою подпись при регистрации самого журнала и начале его заполнения. В противоположном случае назначенный сотрудник не может его заполнять.

Основная информация, которая содержится в журнале, позволяет рассчитать следующие статистические данные:

  • статистика самих увольнений;
  • переводы;
  • текучка кадров в структурных подразделениях;
  • основные причины увольнений;
  • длительность работы сотрудников;
  • число нарушений дисциплинарного характера, которые приводят к увольнениям;
  • численность перестановок в руководящем звене;
  • сбор общей информации по увольнениям, в том числе уход работников из-за травм или болезней, например, профессионального характера.

Такая информация позволяет управленцам систематически проверять всю информацию и вносить коррективы в работу, как подразделений, так и самой организации полностью.

Как оформить

Чаще всего оформлением и заполнением журнала занимается специально назначенный работник из числа кадровиков. Форма журнала учета и регистрации увольнений может быть как специальной, которая разработана отделом кадров, так и утвержденная министерствами. Главным правилом считается полноценное оформление и включением всех основных данных.

  • лицевая сторона журнала имеет дату начала ведения, а также порядковый номер;
  • внутри журнал имеет несколько граф, в которые вписывается вся информация;
  • ответственное лицо должно расписаться в журнале;
  • данные о сотруднике, который ведет учет, могут быть расположены как на внешней части журнала, так и на внутренней. Главное, чтобы была проставлена дата росписи сотрудника, его должность и ФИО;
  • до начала ведения записей все страницы нумеруются и прошиваются в обязательном порядке. На прошивке ставится печать, а также данные прошивающего лица, то есть начальника кадров. Он должен на прошивке поставить свою подпись с указанием количества листов.
Читайте так же:  Защита прав заемщиков банка

Все моменты защищают журнал от изъятий и различных вложений. Печать с закреплением шнуровки находится на последнем листе. Выглядит это так:

Наклейка с оттиском печати и всеми данными должна быть заполнена начальником отдела кадров или руководителем. ФИО указываются полностью, а должность в соответствии по штатному расписанию.

Любые исправления с помощью корректирующих средств запрещены. Все дынные должны заполняться в требуемые графы. Список граф может быть различным, но по стандарту они имеют такой вид:

Особенности

При необходимости исправить неправильную запись ее следует зачеркнуть одной чертой. Далее ниже или в примечании записываются новые данные. Стоит учитывать, что черта должна быть сделана так, чтобы надпись было видно.

Для аннулирования записи должна быть отметка вида «запись № 3 в графе № 4 не действительна». После нее уже вписываются новые данные.

Журналы учета относятся к внутреннему пользованию. Они не могут передаваться лицам, которые не являются кадровиками структурного подразделения. Для передачи иным лицам требуется специально оформленное разрешение начальника отдела кадров или руководителя.

Любое ознакомление с журналом проводится при непосредственном участии ответственного за учет лица.

Проверка ведения журнала осуществляется начальником отдела кадров. Она необходима для систематизации данных и различных статистических исследований.

Фактически при ведении журнала он хранится у ответственного лица, которое его заполняет. После завершения учета он отправляется в архив. Срок хранения такого документа установлен на 75 лет.


Журнал учета и регистрации увольнений входит в список документов внутреннего пользования отдела кадров для систематизации информации и получения отчетности по данным, а также определенным видам информации. Ведением журнала занимается ответственное лицо, которое обязано заполнять журнал по всем правилам ведения таких документов. Унифицированной формы документа нет, поэтому она может быть разработана в произвольном виде работниками кадровой службы.


Источник: http://u-volnenie.ru/posts/zhurnal-ucheta-i-registratsii-uvolnenij-s-raboty

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

Видео (кликните для воспроизведения).

Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

Форма журнала

Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

  • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
  • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
  • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

  • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
  • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
  • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
  • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

Как заполняется журнал

При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

  • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
  • для каждой записи указывается порядковый номер;
  • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
  • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
  • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу. При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства. При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

Кто может проверять журнал

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

  • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
  • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
  • прокурорские проверки;
  • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Читайте так же:  Как сделать отсрочку платежа

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек. Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций. Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

Источник: http://u-volnenie.ru/trudoustrojstvo/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme

Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

Семь обязательных документов

1. Трудовая книжка

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Как подтвердить, что работник получил документы

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

Источник: http://www.klerk.ru/buh/articles/474714/

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Существует три способа регистрации документов:

  • простейший — в журналах;
  • более совершенный — с помощью картотеки;
  • наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

  • Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

  • Журнал регистрации личных карточек.
  • Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
  • Журналы регистрации приказов (распоряжений).
Читайте так же:  Погашение военной ипотеки материнским капиталом

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

  • сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

  • об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  • об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Источник: http://www.klerk.ru/job/articles/466147/

Вопрос: Обязательно ли ведение журналов регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек? Наши юристы говорят, что это необязательно. Руководство тоже за сокращение документооборота. Какие журналы, книги учета обязательны для ведения кадровой службой? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Обязательно ли ведение журналов регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек? Наши юристы говорят, что это необязательно. Руководство тоже за сокращение документооборота. Какие журналы, книги учета обязательны для ведения кадровой службой?

Читайте так же:  Фсс справка о доходах за 12 месяцев

Обязанность организации вести журналы регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек не установлена.

Организация обязана вести книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Согласно Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 организация обязана вести книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н организация также обязана вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Обязанность вести другие перечисленные в обращении журналы законодательством не установлена.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Источник: http://base.garant.ru/57350742/

Журнал учета и регистрации увольнений с работы

Для учета кадров используются различные реестры. Журнал учета и регистрации увольнений используется для составления списка уволенных работников за текущий период. Он должен содержать всю основную информацию по процедуре и уволенному сотруднику. Ведением занимается специальный человек, который также ответственен за оформление данной документации. Весь процесс заполнения является строго регламентированным.

Для чего нужен

Есть несколько форм журналов, которые заполняются с помощью учетных данных. Есть книги учета трудоустройств и других данных. Журнал учета увольнений требуется для систематизации данных и различной информации о расторжении трудовых взаимоотношений за учетный период, то есть он показывает всю информацию о совершенных увольнениях. Он используется для управленческой систематизации данных и помогает ведению статистики. Например, можно просмотреть информацию о причинах увольнения за текущий период.

Фактически с помощью журнала осуществляется сбор и систематизация информации. Этим должен заниматься один из кадровых работников. Чаще всего ответственным лицом считается начальник отдела кадров, но вести его может и работодатель.

Ответственное лицо должно в обязательном порядке поставить свою подпись при регистрации самого журнала и начале его заполнения. В противоположном случае назначенный сотрудник не может его заполнять.

Основная информация, которая содержится в журнале, позволяет рассчитать следующие статистические данные:

  • статистика самих увольнений;
  • переводы;
  • текучка кадров в структурных подразделениях;
  • основные причины увольнений;
  • длительность работы сотрудников;
  • число нарушений дисциплинарного характера, которые приводят к увольнениям;
  • численность перестановок в руководящем звене;
  • сбор общей информации по увольнениям, в том числе уход работников из-за травм или болезней, например, профессионального характера.

Такая информация позволяет управленцам систематически проверять всю информацию и вносить коррективы в работу, как подразделений, так и самой организации полностью.

Как оформить

Чаще всего оформлением и заполнением журнала занимается специально назначенный работник из числа кадровиков. Форма журнала учета и регистрации увольнений может быть как специальной, которая разработана отделом кадров, так и утвержденная министерствами. Главным правилом считается полноценное оформление и включением всех основных данных.

  • лицевая сторона журнала имеет дату начала ведения, а также порядковый номер;
  • внутри журнал имеет несколько граф, в которые вписывается вся информация;
  • ответственное лицо должно расписаться в журнале;
  • данные о сотруднике, который ведет учет, могут быть расположены как на внешней части журнала, так и на внутренней. Главное, чтобы была проставлена дата росписи сотрудника, его должность и ФИО;
  • до начала ведения записей все страницы нумеруются и прошиваются в обязательном порядке. На прошивке ставится печать, а также данные прошивающего лица, то есть начальника кадров. Он должен на прошивке поставить свою подпись с указанием количества листов.

Все моменты защищают журнал от изъятий и различных вложений. Печать с закреплением шнуровки находится на последнем листе. Выглядит это так:

Наклейка с оттиском печати и всеми данными должна быть заполнена начальником отдела кадров или руководителем. ФИО указываются полностью, а должность в соответствии по штатному расписанию.

Любые исправления с помощью корректирующих средств запрещены. Все дынные должны заполняться в требуемые графы. Список граф может быть различным, но по стандарту они имеют такой вид:

Особенности

При необходимости исправить неправильную запись ее следует зачеркнуть одной чертой. Далее ниже или в примечании записываются новые данные. Стоит учитывать, что черта должна быть сделана так, чтобы надпись было видно.

Для аннулирования записи должна быть отметка вида «запись № 3 в графе № 4 не действительна». После нее уже вписываются новые данные.

Журналы учета относятся к внутреннему пользованию. Они не могут передаваться лицам, которые не являются кадровиками структурного подразделения. Для передачи иным лицам требуется специально оформленное разрешение начальника отдела кадров или руководителя.

Любое ознакомление с журналом проводится при непосредственном участии ответственного за учет лица.

Проверка ведения журнала осуществляется начальником отдела кадров. Она необходима для систематизации данных и различных статистических исследований.

Фактически при ведении журнала он хранится у ответственного лица, которое его заполняет. После завершения учета он отправляется в архив. Срок хранения такого документа установлен на 75 лет.

Журнал учета и регистрации увольнений входит в список документов внутреннего пользования отдела кадров для систематизации информации и получения отчетности по данным, а также определенным видам информации. Ведением журнала занимается ответственное лицо, которое обязано заполнять журнал по всем правилам ведения таких документов. Унифицированной формы документа нет, поэтому она может быть разработана в произвольном виде работниками кадровой службы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://u-volnenie.ru/posts/zhurnal-ucheta-i-registratsii-uvolnenij-s-raboty

Журнал регистрации увольнений работников
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here